各部门、各二级学院：
为确保学院档案资源完整、安全与有效利用,各类档案做到应收尽收,应归尽归,根据《中华人民共和国档案法》和《安徽职业技术学院档案管理办法》等有关规定,现将加强实物档案移交工作有关事项通知如下:
一、提高站位,充分认识做好实物档案工作的重要性
实物档案是指机关、团体、企事业单位及其他组织或个人在公务活动中形成或获得的具有保存价值的包括奖杯、奖牌、印章、徽章、牌匾、纪念品、题词字画礼品等以物质实体为载体的历史记录。收集实物档案对于反映学院成长历史,记载学院发展成就,充分展示学院形象，增强广大师生的认同感、归属感和自豪感具有十分重要而深远的意义。
二、高度重视，按要求做好实物档案的收集工作
各部门、各二级学院对截至2023年11月形成的实物档案进行收集,收集范围具体包括:
1.获得的国家级、省部级和市级重要的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册;
2.上级领导、知名人士、有关单位赠送给的题词、字画、工艺品;
3.对外交往中获赠的珍贵纪念品;
4.在组织各种重大活动中形成的纪念品;
5.其它有保存价值的实物。
今后学院实行实物档案报送常态化，各部门、各二级学院应本着“随得随报、及时报送”的原则，将获得的实物档案第一时间移交学院综合档案室。
三、加强领导,确保移交工作按时完成
1.各部门、各二级学院要高度重视,安排专人作为兼职档案员，做好实物档案整理移交工作，不得拒绝归档或据为己有。因特殊情况暂时无法移交的单位,须向办公室提出书面申请。办公室将档案移交情况作为年度考核评分依据，对不按期限、不按规定移交档案的部门，年度考核按规定扣除相应分数。
2.各部门、各二级学院安排部门兼职档案员于11月20日前将相关荣誉证书、奖章、奖杯、奖状等实物移交至图文信息中心综合档案室，移交时填写附件《安徽职业技术学院实物档案移交清单》，归档单位和综合档案室各执一份，以备查验。
联系人：王双双 联系电话：64689777。
安徽职业技术学院办公室
2023年11月10日